1. Introducción: Incepción

GitHub Repository:

matiaspakua/biblioteca_tecnica: POC de un sistema de biblioteca técnica

Origen de la propuesta

Entre los consultores de la empresa, existe un gran interés por la formación y el desarrollo profesional en temas específicos y/o avanzados. Para ello, la lectura de libros técnicos con autores de referencia es una herramienta fundamental. Sin embargo, estos libros suelen ser de difícil acceso, ya que solo se pueden adquirir a través de Amazon o editoriales especializadas (O’Reilly, Wiley, etc.), no suelen estar traducidos al español y tienen un precio elevado (entre 30 y 60 euros).

La creación de una biblioteca técnica permitiría a los consultores acceder a información especializada y económica (los compraría KLAGAN), lo que resultaría en una mejora de las habilidades y en la calidad de los proyectos que se desarrollan.

Además, la creación de una biblioteca técnica es una inversión que se traduciría en un beneficio tangible para la empresa, mejorando la formación y el desarrollo profesional de los consultores, y por ende, la calidad de los servicios que se ofrecen.

Reglas básicas de uso

  1. Adquirir libros técnicos (desarrollo/programación, arquitectura, certificaciones, etc.) por medio de K-LAGAN y que serán de propiedad de K-LAGAN, para que sean utilizados por todos los empleados.
  2. IMPORTANTE: debido a que son libros físicos, el problema que se genera es que empleados de otras locaciones no podrían acceder al beneficio.
  3. Pedir un libro nuevo: tiene que haber al menos 3 interesados en un libro para poder realizar el pedido de compra a K-LAGAN. Se debe analizar bien el libro a solicitar, donde lo ideal es que sean libros que soporten el paso del tiempo en cierto grado o libros de referencia muy conocidos, de autores reconocidos, de manera tal que el contenido no pierda vigencia con el tiempo: ejemplo: El libro de Patrones de Diseño (de 1994) y aún vigente.
  4. Si un libro es dañado, se le descontará el precio total a la persona que lo dañó (para poder reponerlo) y se volverá a comprar.
  5. Al pedir un libro para leer, se le da un plazo de 20 días antes de devolverlo y no se puede volver a pedir de forma consecutiva, salvo que NO haya nadie más interesado en leer el libro en el periodo siguiente.
  6. Los libros estarían disponibles en la oficina de KLAGAN y solamente desde ahí se podrían devolver y pedir prestados nuevamente.
  7. Se deberá llevar un registro de quien solicitó un libro, cuando y quienes están en lista de espera para ese libro (se puede comenzar con un Excel inicialmente donde solo una persona de KLAGAN tenga permisos de escritura para llevar el registro de préstamos)
  8. De esta lista preliminar, se envía una “encuesta” a todos los empleados de KLAGAN (Barcelona) y los 3 (tres) libros más votados serían los candidatos para comprar.
  9. Luego de 3 o 4 meses, repetir la encuesta, con los libros que quedaron sumados a otros sugeridos (quizás en la misma encuesta solicitar sugerencias).

Descripción del negocio: Bibliotecas Técnica

[Descripción del caso de negocio]

La bibliotecas técnica es un herramienta de aprendizaje que pretende ser un punto de formación para las personas. A través de la adquisición de libros técnicos reconocidos y de interés en distintos campo/áreas de interés, se pretende que las personas tengan la oportunidad de solicitar a préstamo por un tiempo especificado (por ejemplo, 3 semanas) alguno de los libros de interés.

La biblioteca se irá actualizado de acuerdo a la necesidad y solicitud de las personas, donde se pretende adquirir libros nuevo según esa necesidad. Este aspecto requiere que lo libros sean mantenidos en algún tipo de registro (titulo, autor y cualquier información relevante). Este registro deberá permitir incluir nuevos libros, modificar los existentes, por ejemplo, una corrección en el titulo, la eliminación de libros en los casos donde alguno sea dañado físicamente, perdido o destruido por alguna razón externa. El o las personas encargadas de la administración de la bibliotecas deberán tener la capacidad de acceder a toda ésta información, desde la lista de libros disponibles hasta los registros de prestamos y devoluciones a lo largo del tiempo.

Las personas interesadas en solicitar un préstamo de libro deberán tener la capacidad de poder solicitar la lista de libros disponible para elegir. Una persona que este interesada en un libro, debería poder solicitar un préstamo de uno de los libros disponibles y ese préstamo deberá quedar registrado, de igual manera el estado del libro solicitado deberá pasar de “libre” a “prestado” y otras personas que quieran solicitar dicho libro no deberían tener la capacidad de hacerlo hasta que dicho libro sea devuelto.

Las personas que han solicitado prestado un libro tendrán un plazo de 3 semanas (21 días) para tener el libro en su poder. Para mejorar la comunicación, se requiere algún mecanismo de “recordatorios” que permita notificar a los usuario 5 y 2 días antes del plazo de vencimiento del préstamo por medio de un correo electrónico. Luego de pasado dicho plazo, si el libro no ha sido devuelto, se deberá notificar a alguno de los administradores de la bibliotecas para que tome acción.

La devolución de libros la deberá realizar cada persona que haya solicitado un préstamo y al igual que los prestamos, las devoluciones también deberán quedar registradas a modo de registro histórico. Al momento de registrarse una devolución, el estado del libro deberá pasar de “prestado” a “libre” y con este cambio de estado, pasara a estar disponible para ser solicitado a préstamo por otras personas.

Tanto los registros de prestamos como devolución deberán contener como mínimo la siguiente información:

Análisis de Requisitos

Descripción General

El sistema de biblioteca técnica permite a los empleados de una organización gestionar el préstamo y devolución de libros técnicos disponibles en la empresa, manteniendo un registro actualizado de los libros y facilitando la automatización de notificaciones y consultas.

Objetivos

Requisitos Funcionales

  1. Consulta de Libros Disponibles:
    • Los usuarios deben poder ver la lista de libros disponibles y su estado (libre/prestado).
    • Los libros prestados deben mostrar la fecha estimada de devolución.
  2. Solicitud de Préstamo de Libros:
    • Los usuarios deben poder solicitar el préstamo de un libro.
    • El sistema debe actualizar automáticamente el estado del libro en “prestado” al procesar la solicitud.
  3. Registro de Devolución de Libros:
    • Los usuarios deben poder registrar la devolución de un libro .
    • El sistema debe actualizar el estado del libro a “libre” y registrar la fecha de devolución.
  4. Notificaciones de Vencimiento:
    • El sistema debe enviar correos de recordatorio a los usuarios cuando queden 5 y 2 días para la fecha de devolución de los libros.

Requisitos No Funcionales

Modelo Inicial de Casos de Uso

Lista de actores identificados

Para el análisis de casos de uso en el sistema de biblioteca técnica, es fundamental identificar a los actores que interactúan con el sistema. Estos actores representan tanto a los usuarios directos como a los sistemas o procesos automáticos que participan en la ejecución de las funcionalidades del sistema.

Actores Identificados en el Sistema de Biblioteca Técnica

  1. Usuario:
    • Descripción: El usuario es el principal actor del sistema y representa a los empleados de la empresa que utilizan la biblioteca técnica para consultar, solicitar y devolver libros.
    • Responsabilidades:
      • Consultar la lista de libros disponibles y prestados.
      • Solicitar el préstamo de libros a través del formulario.
      • Registrar la devolución de libros mediante el formulario de devoluciones.
    • Características:
      • Tiene acceso a los formularios configurados para el sistema.
      • Recibe notificaciones por correo electrónico relacionadas con los plazos de devolución.
  2. Administrador:
    • Descripción: El administrador tiene privilegios adicionales para supervisar el funcionamiento del sistema, gestionar los datos de los libros y atender las consultas o problemas que los usuarios puedan reportar.
    • Responsabilidades:
      • Mantener y actualizar la base de datos de libros (agregar, editar y eliminar registros).
      • Acceder y revisar el historial completo de préstamos.
      • Configurar o ajustar el número de días permitidos para el préstamo (por ejemplo, 20 días), que afecta el cálculo de fechas de devolución.
    • Características:
      • Acceso total a las hojas de cálculo y los scripts para realizar ajustes en la configuración.
      • Puede monitorear el uso del sistema y generar reportes completos de la biblioteca.
  3. Sistema de Biblioteca (Automatizado):
    • Descripción: Este es un actor automático que representa la lógica de negocio. Actúa como un proceso en segundo plano que gestiona los eventos automáticos del sistema.
    • Responsabilidades:
      • Procesar automáticamente las solicitudes de préstamo y devolución enviadas por los usuarios a través de los formularios.
      • Calcular la fecha de devolución basada en la fecha del préstamo (Marca Temporal) y el número máximo de días configurado.
      • Enviar notificaciones automáticas por correo electrónico a los usuarios, alertando cuando quedan 5 y 2 días para la fecha de devolución.
      • Generar reportes de estado de la biblioteca (libros libres y prestados) y enviarlos a los administradores o usuarios que lo soliciten.
    • Características:
      • Es un actor no humano, responsable de mantener el sistema actualizado y libre de errores.

Resumen de Actores

Actor Descripción Responsabilidades
Usuario Empleado que usa el sistema para gestionar préstamos y devoluciones Consultar libros, solicitar préstamos, registrar devoluciones, recibir notificaciones
Administrador Persona encargada de supervisar y configurar el sistema Gestionar base de datos de libros, revisar historial de préstamos, configurar tiempo de préstamo, generar reportes
Sistema de Biblioteca (Automatizado) Lógica de negocio que ejecuta funciones automáticas en segundo plano Procesar solicitudes, calcular fechas de devolución, enviar notificaciones de vencimiento, generar reportes de estado de la biblioteca

Con esta definición de los actores, podemos avanzar a diagramar los casos de uso y desarrollar los flujos de interacción entre cada actor y el sistema.

Diagrama de Casos de Uso

Modelo Conceptual Inicial

Glosario del Dominio

Término Definición
Biblioteca Técnica Conjunto de libros técnicos disponibles para préstamo dentro de la empresa.
Usuario Empleado que utiliza el sistema para consultar, solicitar y devolver libros.
Administrador Persona encargada de gestionar y supervisar el sistema, incluyendo el mantenimiento de los datos de los libros.
Libro Recurso físico o digital que puede ser prestado a los usuarios.
Préstamo Acción mediante la cual un usuario solicita un libro de la biblioteca para su uso durante un tiempo determinado.
Devolución Acción mediante la cual un usuario regresa un libro previamente prestado a la biblioteca.
Estado del Libro Indicador de disponibilidad de un libro, puede ser “libre” (disponible) o “prestado” (no disponible).
Fecha de Devolución Fecha límite en la que el usuario debe devolver un libro prestado.
Notificación Mensaje de recordatorio enviado al usuario cuando se acerca la fecha de devolución del libro.
Reporte Documento que resume el estado actual de los libros en la biblioteca, incluyendo los disponibles y los prestados.
Sistema de Biblioteca (Automatizado) Conjunto de scripts automáticos que procesan préstamos, devoluciones, y envían notificaciones.
Google Sheets Herramienta de hoja de cálculo utilizada para almacenar y gestionar los datos de los libros y los préstamos.
Google Forms Formulario en línea utilizado para que los usuarios puedan solicitar y devolver libros.
Google Apps Script Plataforma de scripting utilizada para automatizar el sistema y ejecutar tareas en segundo plano.
Trigger Evento programado en Apps Script que permite la ejecución automática de tareas en el sistema.
Marca Temporal Registro automático de la fecha y hora en que se completa un formulario de solicitud o devolución.

2. FASE DE ELABORACIÓN

Modelo de Casos de Uso Refinado

- Todos los casos de uso identificados
- Especificaciones detalladas de casos de uso críticos

CU01: Generar Reporte de Libros

Nombre del Caso de Uso Generar Reporte de Libros
Actor Principal Administrador
Actores Secundarios Sistema de Biblioteca (Automatizado)
Descripción Este caso de uso describe cómo un administrador genera un reporte del estado actual de la biblioteca, mostrando los libros libres y prestados junto con sus fechas de devolución.
Precondiciones El administrador debe tener acceso al Google Form o Google Site del sistema.
Postcondiciones Se genera un reporte del estado de la biblioteca y se envía por correo electrónico o se muestra en el backoffice.
Reglas de Negocio Solo los administradores están autorizados a generar reportes del estado de la biblioteca.
Actor Externo Eventos del Sistema
El administrador accede al Google Form o Google Site para generar el reporte de libros.  
El administrador selecciona la opción “Generar Reporte de Libros”.  
  Apps Script lee la pestaña “libros” y la pestaña “préstamos”.
  Procesa los datos y genera un reporte HTML.
  Envía el reporte al administrador o lo muestra en la página del Google Site.

CU02: Solicitar Préstamo de Libro

Nombre del Caso de Uso Solicitar Préstamo de Libro
Actor Principal Usuario (Empleado de la empresa)
Actores Secundarios Sistema de Biblioteca (Automatizado)
Descripción Este caso de uso describe cómo un usuario solicita un libro en préstamo de la biblioteca mediante un formulario. El sistema actualiza la base de datos, establece una fecha de devolución y envía confirmaciones.
Precondiciones El libro solicitado debe estar en estado “libre”. El usuario debe tener acceso al formulario de solicitud.
Postcondiciones El estado del libro cambia a “prestado”. El registro del préstamo se almacena en la pestaña “préstamos”.
Reglas de Negocio Solo se permite un préstamo por usuario a la vez para el mismo libro. La duración del préstamo es de 20 días.
Actor Externo Eventos del Sistema
El usuario accede al Google Form de solicitud de préstamo.  
El usuario selecciona el libro deseado de la lista de libros disponibles.  
El usuario envía el formulario de solicitud. Apps Script procesa el formulario.
  Toma la “Marca Temporal” y actualiza el estado del libro en “libros” a “prestado”.
  Calcula la fecha de devolución.
  Registra la información del préstamo en la pestaña “préstamos”.
  Envía un correo de confirmación al usuario.

CU03: Devolución de Libro

Nombre del Caso de Uso Devolución de Libro
Actor Principal Usuario (Empleado de la empresa)
Actores Secundarios Sistema de Biblioteca (Automatizado)
Descripción Este caso de uso describe cómo un usuario devuelve un libro prestado, actualizando la base de datos para marcarlo como “libre”. El sistema gestiona el registro de la devolución y notifica al usuario.
Precondiciones El libro debe estar en estado “prestado”. El usuario debe tener acceso al formulario de devolución.
Postcondiciones El estado del libro cambia a “libre”. El registro del préstamo se marca como devuelto.
Reglas de Negocio Solo el usuario que tomó el libro en préstamo puede devolverlo. Debe ser devuelto antes de la fecha límite para evitar sanciones.
Actor Externo Eventos del Sistema
El usuario accede al Google Form de devolución de libros.  
El usuario selecciona el libro que desea devolver.  
El usuario envía el formulario de devolución. Apps Script procesa el formulario.
  Actualiza el estado del libro a “libre” en la pestaña “libros”.
  Actualiza la pestaña “préstamos” para marcar el libro como devuelto.
  Envía un correo de confirmación al usuario indicando la devolución exitosa.

SEC01: reporte de libros

3. FASE DE CONSTRUCCIÓN

4. FASE DE TRANSICIÓN

Plan de Despliegue

  1. Google Sheet para mantener la base de datos de libros disponibles, registro de devoluciones y préstamos.
  2. Google Forms con un formulario para solicitud de libros y otro form para devolución de libros.
  3. Google APP Scrips para los CRUD automáticos disparados con los envios de formularios, notificación de devoluciones y otras validaciones internas.

Pruebas